AFAS Profit mit Laposta verbinden

AFAS ist ein niederländisches Softwareunternehmen, das vor allem für seine Unternehmenssoftware für Verwaltung und Personalwesen (AFAS Profit) bekannt ist. Mit dieser Verbindung ruft Laposta über einen vorgefertigten GetConnector automatisch Daten aus AFAS Profit ab, sodass Sie selbst keine technischen Einstellungen vornehmen müssen. Neben E-Mail-Adressen können auch zusätzliche Daten abgerufen werden, wie zum Beispiel Funktion, Team, Standort, Mitarbeiterart und Eintrittsdatum.

AFAS hat diese Verbindung zertifiziert.

Kosten der Verbindung

Die Verbindung kostet einmalig 295 Euro für die Einrichtung und danach 695 Euro pro Jahr, jeweils zuzüglich MwSt. Die Verbindung ist nur in Kombination mit einem Abonnement möglich.

Was benötigen Sie für die Verbindung?

Um die Verbindung zu aktivieren, benötigt Laposta zwei Angaben aus Ihrer AFAS-Umgebung:

Angabe	Bedeutung
Teilnehmernummer (Deelnemersnummer)	Die eindeutige Nummer Ihrer Organisation in AFAS: der numerische Teil des Namens der Umgebung. Heißt die Umgebung O12345AA, dann ist 12345 die Teilnehmernummer.
Token	Der Schlüssel, mit dem Laposta über den Connector Zugriff auf die AFAS-Daten erhält. Diesen können Sie im ersten Schritt unten selbst erstellen.

Von Laposta erhalten Sie eine GetConnector-Datei (eine XML-Datei), die Sie in Ihre AFAS Profit-Umgebung importieren können.

Die Verbindung einrichten

Einen Token in AFAS erstellen

Gehen Sie zu Algemeen (Allgemein) → Beheer (Verwaltung) → App connector.
Klicken Sie auf „Nieuw“ (Neu), um einen neuen App-Connector zu erstellen.
Geben Sie einen erkennbaren Namen ein, zum Beispiel Laposta-Verbindung.
Fügen Sie unter „Gebruikers“ (Benutzer) einen AFAS-Benutzer hinzu, der Laposta Zugriff gewähren darf.
Klicken Sie auf „Token genereren“ (Token generieren).

AFAS erklärt diesen Vorgang im eigenen Handbuch unter AppConnector o.b.v. Classic token aanmaken (AppConnector auf Basis eines Classic Tokens erstellen).

Ab dem 1. September 2027 funktioniert ein eigener App-Connector mit einem Classic Token nicht mehr. AFAS stellt dann auf OAuth um. Wenn Sie die Verbindung jetzt einrichten, wählen Sie beim Erstellen des App-Connectors direkt den Authentifizierungstyp „OAuth“ (Client Credentials Flow) mit denselben Berechtigungen für den GetConnector. Sie erhalten dann eine Client-ID und ein Client Secret anstelle eines Tokens. Diese senden Sie im letzten Schritt an Laposta. Bitte beachten Sie: AFAS zeigt das Secret nur einmal an. Eine bestehende Verbindung mit einem Token funktioniert weiter, bis Sie umgestellt haben. Siehe bei AFAS unter Overstappen van classic tokens op OAuth (Umstieg von Classic Tokens auf OAuth).

Den GetConnector importieren

Gehen Sie in AFAS zu Algemeen (Allgemein) → Uitvoer (Ausgabe) → Beheer (Verwaltung) → GetConnector.
Klicken Sie auf „Importeren“ (Importieren).
Wählen Sie die Datei aus, die Sie von Laposta erhalten haben.
Prüfen Sie, ob der Connector aktiv ist und ob die richtigen Tabellen und Felder verfügbar sind.

Weitere Informationen zum Importieren von Connectoren finden Sie bei AFAS unter Importeren en Exporteren GetConnector (GetConnector importieren und exportieren).

Die Daten an Laposta senden

Senden Sie die Teilnehmernummer und den Token (oder die Client-ID und das Client Secret) an Ihren Ansprechpartner bei Laposta. Teilen Sie dabei mit, ob Sie den Connector aus der Test- oder der Produktionsumgebung heraus bereitgestellt haben.

Ein Mitarbeiter von Laposta verknüpft die Daten mit Ihrem Konto, aktiviert die Verbindung und sendet Ihnen eine Bestätigung. Danach ruft Laposta den Connector einmal täglich automatisch auf, um die Daten zu aktualisieren.

Den Autorisierungsfilter überprüfen

Der GetConnector ruft Daten aus dem Bereich HRM-Werkgevers (HRM-Arbeitgeber) ab. Da es innerhalb einer AFAS-Umgebung mehrere Arbeitgeber geben kann, ist es wichtig, dass Sie den Autorisierungsfilter von HRM-Werkgevers überprüfen.

Die Benutzergruppe des App-Connectors nachschlagen

Gehen Sie in AFAS zu Algemeen (Allgemein) → Beheer (Verwaltung) → App connector und öffnen Sie den App-Connector, den Sie in Schritt 1 erstellt haben. Schauen Sie unter „Autorisatie“ (Autorisierung) nach, welche „Gebruikersgroep“ (Benutzergruppe) Zugriff auf diesen App-Connector hat.

Die Benutzergruppe im Autorisatie tool öffnen

Gehen Sie zu Beheer (Verwaltung) → Autorisatie tool (Autorisierungstool) und klicken Sie auf der linken Seite auf die gefundene Benutzergruppe.

Die richtigen Arbeitgeber auswählen

Klicken Sie auf der rechten Seite auf die Registerkarte „Autorisatie“ (Autorisierung) und klappen Sie Organisatie (Organisation) → Werkgever (Arbeitgeber) → Filters (Filter) → HRM-Werkgevers (HRM-Arbeitgeber) auf. Wählen Sie dort die gewünschten Arbeitgeber aus.

Der Filter HRM-Werkgevers im AFAS Autorisatie tool, mit zwei Arbeitgebern auf Geactiveerd (Aktiviert)

Die Verbindung testen

Mit Ihrer Teilnehmernummer und Ihrem Token (oder Ihrer Client-ID und Ihrem Client Secret) können Sie unter https://connect.afas.nl/tools/restget überprüfen, ob alles richtig eingerichtet ist.

Welche personenbezogenen Daten werden ausgetauscht (DSGVO)?

Daten aus AFAS gelangen in Laposta. Damit wird Laposta zum Auftragsverarbeiter dieser Daten im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Standardmäßig ruft der Connector diese Felder ab:

Mitarbeiter (Medewerker)
Rufname (Roepnaam)
E-Mail (E-mail)
Funktion (Functie)
Team (Team)
Standort (Locatie)
Eintrittsdatum (Datum in dienst)
Austrittsdatum (Datum uit dienst)
Mitarbeiterart (Soort medewerker)
Geschlecht (Geslacht)
Arbeitsverhältnis (Dienstverband)

Laposta schließt mit allen Kunden eine Auftragsverarbeitervereinbarung ab. Bei der Aktivierung der Verbindung muss in dieser Vereinbarung angegeben werden, dass diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich sehen, welche Daten abgerufen werden?

Ja, in AFAS können Sie den GetConnector öffnen, um einzusehen, welche Tabellen und Felder darin enthalten sind.

Kann ich die abgerufenen Felder und Informationen noch anpassen?

Ja, Sie können den GetConnector anpassen. Laposta sorgt dann dafür, dass diese Informationen in Ihr Konto gelangen. Oft ist es ratsam, mit dem Standard-Connector zu beginnen, um sicherzustellen, dass die Basis funktioniert.

Wie sehen die Daten in Laposta aus?

Es erscheint eine zusätzliche Liste mit AFAS im Namen. Diese Liste ist gesperrt: Sie können alles einsehen, aber selbst keine Daten darin ändern oder löschen. Das verhindert, dass die Synchronisierung gestört wird.

Ist Ihre Frage nicht dabei? Wenden Sie sich dann an den Helpdesk unter helpdesk@laposta.nl.