Hoe kun je voldoen aan de AVG met Laposta?
Als je nieuwsbrieven verstuurt, moet je volgens de privacywetgeving aan zeven punten voldoen. Een deel daarvan is al standaard geregeld in Laposta. Andere punten, zoals hoe je toestemming verzamelt en vastlegt, regel je zelf bij het opzetten van je lijsten en campagnes.
1. Verwerkersovereenkomst
Verstuur je nieuwsbrieven met Laposta, dan voldoe je al aan een van de belangrijkste eisen van de AVG: er is een verwerkersovereenkomst tussen jou en Laposta. Die accepteer je samen met de algemene voorwaarden bij het aanvragen van je account, dus apart tekenen hoeft niet. Je vindt de overeenkomst onder Abonnement → Documenten.
2. Aanmelden
Aanmelden moet een duidelijke actie zijn. Gebruik je een van de standaardformulieren van Laposta, dan is het doel daarvan duidelijk. Meldt iemand zich aan tijdens een ander proces, bijvoorbeeld bij het opvragen van een document, dan moet diegene dat expliciet bevestigen en mag het hokje niet vooraf aangevinkt staan. Zie ook double opt-in gebruiken.
3. Relaties uit andere bronnen
Wie je wel of niet mag mailen, staat in de Telecommunicatiewet. Die wet is niet gewijzigd met de invoering van de AVG. Je hebt ondubbelzinnig toestemming van de betrokkene nodig, of een bestaande klantrelatie. Meer uitleg vind je bij de grondslagen voor verwerking.
4. Toestemming aantonen
Je moet kunnen aantonen dat iemand toestemming heeft gegeven, maar ook hoe, waar, wanneer, aan wie, waarvoor en in welk verband dat is gebeurd. Verzamel je aanmeldingen met een aanmeldformulier van Laposta, dan worden die gegevens vanzelf vastgelegd. Komen je relaties uit een andere bron, zoals een CRM, dan moet je daar zelf voor zorgen. Ontbreekt de toestemming, dan kun je die alsnog vragen met een toestemmingscampagne.
5. Afmelden
Het moet altijd duidelijk zijn hoe mensen zich kunnen afmelden. Dit is automatisch geregeld, omdat een afmeldlink onder elke nieuwsbrief verplicht is.
6. Privacyverklaring
Wil je extra duidelijk zijn over hoe je met persoonsgegevens omgaat, dan kun je een privacyverklaring op je website zetten. Daarin vermeld je welke gegevens je verzamelt, wat je ermee doet, waar ze worden opgeslagen, welke rechten iemand heeft en hoe iemand een klacht kan indienen. Dat beleid moet voldoen aan de AVG. Een voorzet vind je bij tekst voor je privacyverklaring.
7. Meldplicht datalekken
Je bent verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die je beheert. Gaat daar iets mee mis waardoor die gegevens in handen van anderen komen, dan ben je verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij een hoog risico ook aan de betrokkenen.
Laposta als verwerker
De persoonsgegevens voor je nieuwsbrieven breng je onder bij Laposta. Daarmee is Laposta verwerker van die persoonsgegevens. Mocht er bij Laposta een datalek zijn, dan is Laposta verplicht om dat aan jou te melden. Dat ligt vast in de verwerkersovereenkomst, net als de andere afspraken over wat Laposta wel en niet met die gegevens mag doen.
Ook bij het meten van opens en kliks worden gegevens van je lezers vastgelegd. Welke keuzes je daarin hebt, lees je bij tracking en rapportage.