Een toestemmingscampagne maken
Wil je (een deel van) je relaties opnieuw om toestemming vragen, dan doe je dat met een toestemmingscampagne. Dat is een e-mail met een link naar een wijzigingsformulier, waarin je relaties zelf kunnen aanvinken dat ze je nieuwsbrief willen blijven ontvangen. Je hoeft dit alleen te vragen aan de relaties waarvoor je deze toestemming nog niet hebt vastgelegd. Of dat in jouw situatie nodig is, lees je in Wanneer je relaties opnieuw om toestemming moet vragen. Welke grondslagen er zijn om relaties te verwerken en aan te schrijven, staat in Grondslagen voor het verwerken en aanschrijven van relaties.
De campagne opzetten en versturen
Voeg een toestemmingsveld toe aan je lijst
Ga naar Relaties → je lijst → Kenmerken lijst → Velden en klik onder de tabel op ‘Nieuw veld’ om bij te houden wie toestemming geeft.
Stel het veld zo in:
Klik daarna op ‘Opslaan’. Wat de overige eigenschappen van een veld doen, lees je bij extra velden aanmaken.
Richt het wijzigingsformulier in
Je relaties vinken het nieuwe veld aan in het wijzigingsformulier. Ga daarvoor naar Relaties → je lijst → Verrijken → Aanvullen en klik op ‘Beginnen’.
- Pas op de eerste pagina eventueel de teksten en de kleuren aan. Ga daarna naar Stap 2.
- Verberg in Stap 2 alle velden van je lijst, behalve het e-mailadres en het toestemmingsveld. Klik daarvoor op een veld en klik rechts op ‘Verberg dit veld in formulier’.
- Maak het toestemmingsveld verplicht. De tekst boven het veld kun je hier nog aanpassen, bijvoorbeeld naar ‘Wilt u nieuwsbrieven blijven ontvangen?’.
- Klik op ‘Opslaan en naar Stap 3’. Pas in Stap 3 en Stap 4 eventueel nog teksten of vormgeving aan.
Maak de campagne en verwijs naar het formulier
Begin een nieuwe campagne en selecteer de lijst die je zojuist hebt aangepast. Beschrijf in de campagne kort dat je in het kader van de AVG opnieuw toestemming vraagt om nieuwsbrieven te versturen. Leg in een duidelijk en wervend stukje tekst uit waarom je toestemming vraagt en wat de voordelen van je nieuwsbrief zijn.
Verwijs vanuit je e-mail op een van deze twee manieren naar het wijzigingsformulier:
- Als link in de tekst: klik op een tekstvak, selecteer aan de linkerkant de tekst waarachter je de link wilt plaatsen, klik erboven op ‘Relatievariabelen’ en kies ‘gegevens inzien en wijzigen’.
- Als knop: sleep een knop naar de gewenste plek en pas de tekst aan, bijvoorbeeld naar ‘Ik wil nieuwsbrieven blijven ontvangen’ of ‘Pas voorkeuren aan’. Vul voor de link achter de knop
/tag/editin.
Een duidelijke knop werkt beter dan een link in de lopende tekst.
Test en verstuur de campagne
Verstuur eerst een testmail aan jezelf om te zien of alles goed staat. Zorg ervoor dat je eigen e-mailadres in de gekozen lijst staat. De wijzigingslink zelf werkt niet in een preview of testmail. Hoe je die wel controleert, lees je in De wijzigingslink testen.
Als je getest hebt, kun je de campagne versturen. Houd er rekening mee dat een flink deel van je relaties zich niet opnieuw zal inschrijven. Dat is jammer, maar de relaties die overblijven zijn in ieder geval zeker geïnteresseerd in je boodschap.
Herhaal de campagne voor wie nog niet heeft gereageerd
Mensen krijgen veel van dit soort e-mails. Reageren ze niet, dan betekent dat niet altijd dat ze je nieuwsbrief niet willen ontvangen. Het is daarom goed om de campagne een of twee keer te herhalen voor wie nog geen toestemming heeft gegeven.
- Ga naar Relaties → je lijst → Segmenteren, maak een nieuw segment aan en kies voor segmenteren op basis van relatiegegevens.
- Selecteer het toestemmingsveld en stel in dat het gelijk moet zijn aan ‘Nee’. Voeg daarna met ‘OF’ een tweede blok toe waarin je datzelfde veld op leeg zet, en sla het segment op. Dat tweede blok is nodig omdat het veld bij relaties die nog niet hebben gereageerd nog leeg is. Zonder dit blok vallen zij buiten je segment.
- Maak een kopie van je eerdere campagne en richt die in stap 2 aan dit segment in plaats van aan de hele lijst. Doorloop de volgende stappen en pas bij het vullen van de nieuwsbrief eventueel de teksten nog wat aan.
Vastleggen wanneer iemand toestemming heeft gegeven
Onder Relaties → je lijst → Kenmerken lijst kun je een e-mailadres invullen waarop je op de hoogte wordt gehouden van wijzigingen. Als je die e-mails bewaart, kun je later aantonen wanneer iemand toestemming heeft gegeven.
Laposta houdt daarnaast per relatie een historie bij waarin ook wijzigingen van de gegevens staan. Een wijziging vlak na je campagne wijst op het moment waarop de toestemming is gegeven.
Relaties zonder toestemming verwijderen
Heb je toestemming gevraagd maar niet gekregen, dan moet je die relaties op een gegeven moment verwijderen. Gebruik daarvoor het segment uit stap 5. Controleer eerst of het segment allebei de blokken bevat: de relaties die ‘Nee’ hebben ingevuld én de relaties bij wie het veld nog leeg is. Anders verwijder je alleen de eerste groep. Zet het aantal weergegeven relaties op 500, vink linksboven alle relaties tegelijk aan en verwijder ze in één keer met de knop onder aan de lijst.