Eine Einwilligungskampagne erstellen
Wenn Sie Ihre Abonnenten (oder einen Teil davon) erneut um ihre Einwilligung bitten möchten, tun Sie dies mit einer Einwilligungskampagne. Dabei handelt es sich um eine E-Mail mit einem Link zu einem Bearbeitungsformular, in dem Ihre Abonnenten selbst ankreuzen können, dass sie Ihren Newsletter weiterhin erhalten möchten. Sie müssen dies nur bei den Abonnenten abfragen, für die Sie diese Einwilligung noch nicht gespeichert haben. Ob dies in Ihrer Situation erforderlich ist, erfahren Sie unter Wann Sie Abonnenten erneut um ihre Einwilligung bitten müssen. Welche Rechtsgrundlagen es für die Verarbeitung und das Anschreiben von Abonnenten gibt, steht unter Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung und das Anschreiben von Abonnenten.
Die Kampagne einrichten und versenden
Fügen Sie Ihrer Liste ein Einwilligungsfeld hinzu
Gehen Sie zu Abonnenten → Ihre Liste → Einstellungen → Felder und klicken Sie unter der Tabelle auf „Neues Feld hinzufügen“, um festzuhalten, wer seine Einwilligung gibt.
Richten Sie das Feld wie folgt ein:
Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Welche Funktion die übrigen Eigenschaften eines Feldes haben, erfahren Sie unter zusätzliche Felder erstellen.
Richten Sie das Bearbeitungsformular ein
Ihre Abonnenten kreuzen das neue Feld im Bearbeitungsformular an. Gehen Sie dazu zu Abonnenten → Ihre Liste → Erweitern → Bearbeiten und klicken Sie auf „Start“.
- Passen Sie auf der ersten Seite bei Bedarf die Texte und Farben an. Gehen Sie anschließend zu Schritt 2.
- Blenden Sie in Schritt 2 alle Felder Ihrer Liste aus, mit Ausnahme der E-Mail-Adresse und des Einwilligungsfeldes. Klicken Sie dazu auf ein Feld und rechts auf „Dieses Feld ausblenden“.
- Machen Sie das Einwilligungsfeld zu einem Pflichtfeld. Den Text über dem Feld können Sie hier noch anpassen, beispielsweise in „Möchten Sie weiterhin Newsletter erhalten?“.
- Klicken Sie auf „Speichern und zu Schritt 3“. Passen Sie in Schritt 3 und Schritt 4 bei Bedarf noch Texte oder das Design an.
Erstellen Sie die Kampagne und verweisen Sie auf das Formular
Starten Sie eine neue Kampagne und wählen Sie die Liste aus, die Sie gerade angepasst haben. Beschreiben Sie in der Kampagne kurz, dass Sie im Rahmen der DSGVO erneut um die Einwilligung für den Versand von Newslettern bitten. Erklären Sie in einem klaren und ansprechenden Text, warum Sie um die Einwilligung bitten und welche Vorteile Ihr Newsletter bietet.
Verweisen Sie aus Ihrer E-Mail auf eine dieser beiden Arten auf das Bearbeitungsformular:
- Als Link im Text: Klicken Sie auf ein Textfeld, markieren Sie auf der linken Seite den Text, hinter den Sie den Link setzen möchten, klicken Sie darüber auf „Variablen“ und wählen Sie „meine Daten bearbeiten“.
- Als Schaltfläche: Ziehen Sie eine Schaltfläche an die gewünschte Stelle und passen Sie den Text an, beispielsweise in „Ich möchte weiterhin Newsletter erhalten“ oder „Einstellungen anpassen“. Geben Sie für den Link hinter der Schaltfläche
/tag/editein.
Eine deutliche Schaltfläche funktioniert besser als ein Link im Fließtext.
Testen und versenden Sie die Kampagne
Senden Sie zunächst eine Test-E-Mail an sich selbst, um zu prüfen, ob alles richtig dargestellt wird. Stellen Sie sicher, dass Ihre eigene E-Mail-Adresse in der gewählten Liste enthalten ist. Der Änderungslink selbst funktioniert in einer Vorschau oder Test-E-Mail nicht. Wie Sie diesen dennoch überprüfen können, lesen Sie unter Den Änderungslink testen.
Wenn Sie alles getestet haben, können Sie die Kampagne versenden. Rechnen Sie damit, dass sich ein beträchtlicher Teil Ihrer Abonnenten nicht erneut anmelden wird. Das ist schade, aber die verbleibenden Abonnenten sind auf jeden Fall wirklich an Ihrer Botschaft interessiert.
Wiederholen Sie die Kampagne für diejenigen, die noch nicht reagiert haben
Menschen erhalten viele E-Mails dieser Art. Wenn sie nicht reagieren, bedeutet das nicht immer, dass sie Ihren Newsletter nicht mehr erhalten möchten. Es ist daher ratsam, die Kampagne ein- oder zweimal für diejenigen zu wiederholen, die noch keine Einwilligung gegeben haben.
- Gehen Sie zu Abonnenten → Ihre Liste → Segment, erstellen Sie ein neues Segment und wählen Sie das Segmentieren auf Basis von Abonnentendaten.
- Wählen Sie das Einwilligungsfeld aus und stellen Sie ein, dass es gleich „Nein“ sein muss. Fügen Sie danach mit „ODER“ einen zweiten Block hinzu, in dem Sie dasselbe Feld auf leer setzen, und speichern Sie das Segment. Dieser zweite Block ist notwendig, da das Feld bei Abonnenten, die noch nicht reagiert haben, noch leer ist. Ohne diesen Block fallen sie nicht in Ihr Segment.
- Erstellen Sie eine Kopie Ihrer früheren Kampagne und richten Sie diese in Schritt 2 an dieses Segment anstatt an die gesamte Liste. Durchlaufen Sie die nächsten Schritte und passen Sie beim Befüllen des Newsletters bei Bedarf die Texte noch etwas an.
Festhalten, wann jemand seine Einwilligung gegeben hat
Unter Abonnenten → Ihre Liste → Einstellungen können Sie eine E-Mail-Adresse eintragen, über die Sie über Änderungen informiert werden. Wenn Sie diese E-Mails aufbewahren, können Sie später nachweisen, wann jemand seine Einwilligung gegeben hat.
Laposta führt darüber hinaus pro Abonnent einen Verlauf, in dem auch Änderungen der Daten vermerkt sind. Eine Änderung kurz nach Ihrer Kampagne weist auf den Zeitpunkt hin, zu dem die Einwilligung gegeben wurde.
Abonnenten ohne Einwilligung löschen
Wenn Sie um eine Einwilligung gebeten, diese aber nicht erhalten haben, müssen Sie diese Abonnenten zu einem bestimmten Zeitpunkt löschen. Verwenden Sie dazu das Segment aus Schritt 5. Prüfen Sie zunächst, ob das Segment beide Blöcke enthält: die Abonnenten, die „Nein“ angegeben haben, und die Abonnenten, bei denen das Feld noch leer ist. Andernfalls löschen Sie nur die erste Gruppe. Setzen Sie die Anzahl der angezeigten Abonnenten auf 500, kreuzen Sie oben links alle Abonnenten gleichzeitig an und löschen Sie diese auf einmal mit der Schaltfläche unten in der Liste.