Können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit mehreren Personen nutzen?
Wenn Sie sich eine Anmeldung mit Kollegen teilen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, wird der Code immer an ein einziges Telefon gesendet. Wer dieses Telefon nicht hat, kann sich nicht anmelden. Das liegt nicht an einer falschen Einstellung: Ein zweiter Schritt gehört zu einer Person, und eine geteilte Anmeldung wird vom System als eine einzige Person betrachtet.
Bei einer einzelnen Anmeldung können Sie daher keine Authenticator-App auf mehreren Telefonen verknüpfen, keine zweite Telefonnummer hinzufügen und keine zweite Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse einrichten. Der zweite Schritt ist mit der Anmeldung verknüpft, nicht mit dem Gerät.
Geben Sie jedem eine eigene Anmeldung
Geben Sie jedem, der in dem Konto arbeitet, eine eigene Anmeldung. Jeder Benutzer kann dann seinen eigenen zweiten Schritt auf seinem eigenen Telefon einrichten, und niemand muss auf einen Kollegen warten. Außerdem sehen Sie nur mit eigenen Anmeldungen in den Ergebnissen, wer was getan hat.
Sie können zusätzliche Benutzer über Anmeldung → Benutzer anlegen. Wie das geht, lesen Sie unter Zusätzliche Benutzer für Ihre Kollegen anlegen. In einem kostenlosen Konto können Sie insgesamt drei Benutzer anlegen, einschließlich sich selbst. Bei einem bezahlten Konto gibt es kein Maximum.
Einen Kollegen, der bereits selbst ein Laposta-Konto hat, können Sie nicht mit derselben E-Mail-Adresse als Benutzer hinzufügen. Wählen Sie dann eine andere Anmeldung für diese Person.
Verhindern Sie, dass nur eine Person Zugang hat
Das Gegenteil einer geteilten Anmeldung kommt genauso häufig vor: ein Konto, auf das nur eine einzige Person zugreifen kann. Durch ein verlorenes Telefon, einen ausgeschiedenen Ehrenamtlichen oder ein aufgelöstes E-Mail-Postfach hat dann niemand mehr Zugriff auf das Konto. Es gibt dann auch keinen Kollegen, der Ihnen eine neue Anmeldung geben kann.
So vermeiden Sie dieses Risiko:
- Legen Sie einen zweiten Benutzer mit Administratorrechten an, zum Beispiel für einen Kollegen oder ein anderes Vorstandsmitglied. Das ist auch in einem kostenlosen Konto möglich.
- Stellen Sie sowohl die Anmeldung als auch die Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse auf eine Adresse der Organisation ein, nicht auf die Privatadresse einer einzelnen Person. Die Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse richten Sie beim Aktivieren der Zwei-Faktor-Authentifizierung ein, und Sie können selbst wählen, welche Adresse das ist. Achten Sie besonders auf die E-Mail-Adresse der Anmeldung: Nach einer Zurücksetzung über die Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse wird das neue Passwort an die Anmeldeadresse gesendet. Wenn dieser Kollege ausgeschieden ist, haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese E-Mail.
Anmelden, wenn der Kollege mit dem Telefon nicht da ist
Teilen Sie sich vorerst doch eine Anmeldung und der Kollege mit dem Telefon ist nicht da? Dann haben Sie auf dem Bildschirm, auf dem Sie den Code eingeben, unter „Kein Zugriff mehr?“ zwei Möglichkeiten:
- Anmelden mit einem Ihrer Wiederherstellungscodes. Beim Aktivieren wurden zehn erstellt und jeder Code funktioniert einmal.
- Anmelden mit Ihrer Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse. Damit setzen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung zurück, sodass Sie diese neu einrichten können. Sie benötigen hierfür das Passwort der Anmeldung. Danach legen Sie über eine E-Mail an die Anmeldeadresse ein neues Passwort fest.
Die genauen Schritte finden Sie unter Probleme mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung lösen. Sind die Wiederherstellungscodes aufgebraucht und ist keine Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse eingerichtet, oder hat niemand mehr Zugriff auf das E-Mail-Postfach der Anmeldung? Dann kommen Sie selbst nicht mehr hinein und nur noch der Helpdesk kann Ihnen weiterhelfen.
Wenn Sie sich dennoch eine Anmeldung teilen, bewahren Sie die Wiederherstellungscodes an einem Ort auf, auf den die gesamte Gruppe zugreifen kann, und nicht auf dem Telefon einer einzelnen Person. Betrachten Sie dies jedoch als vorübergehende Lösung. Solange Sie sich eine Anmeldung teilen, gehen Sie das Risiko ein, dass sich jemand nicht anmelden kann, wenn ein Kollege im Urlaub ist.