Hoe richt je lijsten in voor een school of vereniging?
Voor een school of vereniging is het handig om vooraf te bedenken hoe je je lijsten inricht. Zo’n relatiebestand wijkt op twee punten af van een gewoon klantenbestand:
- Een relatie hoort vaak maar tijdelijk bij een categorie. Een kind zit één jaar in groep 3 en gaat daarna naar groep 4, of speelt twee jaar in de C-junioren en stroomt dan door naar de B-junioren. Wil je (ouders van) kinderen in groep 3, de onderbouw of de C-junioren een aparte nieuwsbrief sturen, dan is de vraag of je die relatie elk jaar in een andere lijst of een ander segment moet plaatsen.
- Ouders gebruiken vaak één e-mailadres voor meerdere kinderen op dezelfde school of club. Laposta ontdubbelt dezelfde e-mailadressen automatisch bij het importeren in één lijst, en ook bij het versturen naar meerdere lijsten tegelijk: hetzelfde adres kan nooit twee keer dezelfde nieuwsbrief ontvangen. Of je zo’n ouder toch voor elk kind apart kunt mailen, hangt af van hoe je je lijsten inricht.
Er zijn grofweg twee manieren om je lijsten in te richten. Laposta raadt optie 2 aan.
Optie 1: een aparte lijst per categorie
Je kunt voor elke categorie een aparte lijst aanmaken. Bij het maken van je nieuwsbrief volgens de zes stappen kun je dan in stap 2 kiezen naar welke lijsten je die verstuurt. Het nadeel hiervan is dat je de lijsten elk jaar opnieuw moet indelen, omdat kinderen overgaan naar een volgende groep of een nieuw team.
Optie 2: één lijst met segmenten
Je kunt al je relaties ook importeren in één lijst en ze met segmentatie verdelen in subgroepen (segmenten).
Zet de groep in een apart veld
Geef bij het importeren in een aparte kolom of apart veld aan in welke groep een relatie zit (bijvoorbeeld groep 1 of C-junioren). Gebruik daarvoor een meerkeuzeveld. Bij het e-mailadres van een ouder met drie kinderen op school vul je dan bijvoorbeeld ‘groep 1, groep 4, groep 6’ in.
Vraag ouders aan het einde van een school- of verenigingsjaar in een nieuwsbrief om deze gegevens zelf te controleren en waar nodig aan te passen.