Wie richten Sie Listen für eine Schule oder einen Verein ein?
Für eine Schule oder einen Verein ist es sinnvoll, sich im Voraus Gedanken darüber zu machen, wie Sie Ihre Listen einrichten. Ein solcher Abonnentenbestand unterscheidet sich in zwei Punkten von einem gewöhnlichen Kundenbestand:
- Ein Abonnent gehört oft nur vorübergehend zu einer Kategorie. Ein Kind ist ein Jahr in der 1. Klasse und kommt danach in die 2. Klasse, oder es spielt zwei Jahre bei den C-Junioren und wechselt dann zu den B-Junioren. Wenn Sie (Eltern von) Kindern in der 1. Klasse, der Unterstufe oder bei den C-Junioren einen eigenen Newsletter senden möchten, stellt sich die Frage, ob Sie diesen Abonnenten jedes Jahr einer anderen Liste oder einem anderen Segment zuordnen müssen.
- Eltern verwenden oft eine E-Mail-Adresse für mehrere Kinder an derselben Schule oder im selben Verein. Laposta dedupliziert identische E-Mail-Adressen automatisch beim Importieren in eine Liste und auch beim Versenden an mehrere Listen gleichzeitig: Dieselbe Adresse kann niemals zweimal denselben Newsletter erhalten. Ob Sie einem solchen Elternteil dennoch für jedes Kind einzeln eine E-Mail schreiben können, hängt davon ab, wie Sie Ihre Listen einrichten.
Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, Ihre Listen einzurichten. Laposta empfiehlt Option 2.
Option 1: eine separate Liste pro Kategorie
Sie können für jede Kategorie eine separate Liste erstellen. Beim Erstellen Ihres Newsletters anhand der sechs Schritte können Sie dann in Schritt 2 auswählen, an welche Listen Sie ihn versenden. Der Nachteil dabei ist, dass Sie die Listen jedes Jahr neu einteilen müssen, da die Kinder in eine nächste Gruppe oder ein neues Team wechseln.
Option 2: eine Liste mit Segmenten
Sie können auch alle Ihre Abonnenten in eine einzige Liste importieren und sie mithilfe der Segmentierung in Untergruppen (Segmente) unterteilen.
Tragen Sie die Gruppe in ein separates Feld ein
Geben Sie beim Importieren in einer separaten Spalte oder einem separaten Feld an, in welcher Gruppe sich ein Abonnent befindet (zum Beispiel Klasse 1 oder C-Junioren). Verwenden Sie dafür ein Auswahlfeld (Mehrfachauswahl). Bei der E-Mail-Adresse eines Elternteils mit drei Kindern an der Schule tragen Sie dann beispielsweise „Klasse 1, Klasse 4, Klasse 6“ ein.
Bitten Sie die Eltern am Ende eines Schul- oder Vereinsjahres in einem Newsletter, diese Daten selbst zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.