Waarom komt je nieuwsbrief niet aan bij ontvangers op hetzelfde domein?
Stuur je een nieuwsbrief naar adressen op hetzelfde domein als je afzendadres, bijvoorbeeld naar collega’s op @mijnorganisatie.nl? Dan kan die mail bij hen in de spammap belanden of geweigerd worden, terwijl relaties buiten je organisatie de nieuwsbrief gewoon ontvangen.
Waarom je eigen e-mailsysteem de nieuwsbrief tegenhoudt
Het e-mailsysteem van je organisatie verwacht dat mail van @mijnorganisatie.nl van de eigen servers komt. Je nieuwsbrief komt van buitenaf, van de servers van Laposta. Sommige systemen weigeren zo’n bericht. Dat levert een hard bounce op, waardoor het adres verhuist naar het tabblad ‘opgeschoond’. Wat er daarna met dat adres gebeurt, kun je lezen bij de globale blokkadelijst. Andere systemen accepteren de nieuwsbrief wel, maar laten hem door een spamfilter afvangen.
Fraudemelding bij Microsoft 365
Bij Microsoft 365 (voorheen Office 365) belanden deze nieuwsbrieven in de spammap en verschijnt er soms een waarschuwing bij: ‘Deze afzender heeft onze fraudedetectiecontroles niet doorstaan en gebruikt mogelijk een vals adres’. Deze melding verschijnt alleen bij mail naar je eigen domein, niet bij de ontvangers buiten je organisatie.
Laposta heeft hierover contact gehad met Microsoft. Het bedrijf erkent dit, maar heeft er geen oplossing voor. De enige mogelijkheid binnen Microsoft 365 is om deze controles helemaal uit te zetten. Dat is niet aan te bevelen, omdat deze bescherming tegen phishing heel nuttig kan zijn. Je kunt deze melding verhelpen door je domein te authenticeren.
Controleren of het aan je eigen domein ligt en dit oplossen
Wil je zeker weten dat het aan hetzelfde domein ligt, verstuur de nieuwsbrief dan een keer vanaf een afzendadres met een ander domein. Komt hij dan wel gewoon aan bij je collega’s, dan houdt het e-mailsysteem van je eigen organisatie de mail tegen.
Moet de nieuwsbrief ook binnen je organisatie goed aankomen, vraag dan jullie systeembeheerders om dit aan te passen. Bijna altijd helpt het om domeinauthenticatie in te stellen: daarmee ziet de ontvangende partij dat de nieuwsbrief namens je eigen organisatie is verstuurd en niet door een onbekende afzender.