Warum kommt Ihr Newsletter bei Empfängern auf derselben Domain nicht an?
Senden Sie einen Newsletter an E-Mail-Adressen auf derselben Domain wie Ihre Absenderadresse, zum Beispiel an Kollegen unter @meineorganisation.de? Dann kann diese E-Mail bei ihnen im Spam-Ordner landen oder abgelehnt werden, während Abonnenten außerhalb Ihrer Organisation den Newsletter ganz normal erhalten.
Warum Ihr eigenes E-Mail-System den Newsletter blockiert
Das E-Mail-System Ihrer Organisation erwartet, dass E-Mails von @meineorganisation.de von den eigenen Servern stammen. Ihr Newsletter kommt jedoch von außerhalb, von den Servern von Laposta. Manche Systeme lehnen eine solche Nachricht ab. Das führt zu einem Hard Bounce, wodurch die Adresse in den Tab „bereinigt“ verschoben wird. Was danach mit dieser Adresse passiert, können Sie unter der globalen Sperrliste nachlesen. Andere Systeme akzeptieren den Newsletter zwar, lassen ihn aber von einem Spamfilter abfangen.
Betrugsmeldung bei Microsoft 365
Bei Microsoft 365 (früher Office 365) landen diese Newsletter im Spam-Ordner und es erscheint manchmal ein Warnhinweis: „Dieser Absender hat unsere Prüfungen zur Betrugserkennung nicht bestanden und verwendet möglicherweise eine gefälschte Adresse“. Diese Meldung erscheint nur bei E-Mails an Ihre eigene Domain, nicht bei den Empfängern außerhalb Ihrer Organisation.
Laposta stand diesbezüglich mit Microsoft in Kontakt. Das Unternehmen räumt dies ein, hat dafür jedoch keine Lösung. Die einzige Möglichkeit innerhalb von Microsoft 365 besteht darin, diese Prüfungen vollständig zu deaktivieren. Das ist nicht zu empfehlen, da dieser Schutz vor Phishing sehr nützlich sein kann. Sie können diese Meldung beheben, indem Sie Ihre Domain authentifizieren.
Prüfen, ob es an Ihrer eigenen Domain liegt, und das Problem lösen
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass es an derselben Domain liegt, senden Sie den Newsletter testweise von einer Absenderadresse mit einer anderen Domain. Kommt er dann problemlos bei Ihren Kollegen an, blockiert das E-Mail-System Ihrer eigenen Organisation die E-Mail.
Muss der Newsletter auch innerhalb Ihrer Organisation zuverlässig ankommen, bitten Sie Ihre Systemadministratoren, dies anzupassen. Fast immer hilft es, die Domainauthentifizierung einzurichten: Damit erkennt die empfangende Seite, dass der Newsletter im Namen Ihrer eigenen Organisation versendet wurde und nicht von einem unbekannten Absender.